Como atender bem o cliente no WhatsApp: 7 dicas valiosas para aplicar e vender mais

Confira 7 dicas valiosas de como atender bem o cliente no WhatsApp que vão impactar positivamente os resultados da sua empresa.

Há tempos que o WhatsApp deixou de ser uma ferramenta para comunicação pessoal e passou a ser bastante útil para empresas. Com 99% de base instalada no Brasil, é essencial aproveitar o canal para atender melhor os clientes.

Para que isso seja possível, algumas dicas valiosas precisam ser consideradas e aplicadas no dia a dia. O uso da versão Business com um número exclusivo, por exemplo, são duas obrigações que toda empresa precisa fazer.

Mas só isso não basta. Então, se você quer saber como atender bem o cliente no WhatsApp, confira 7 dicas valiosas para começar a aplicar hoje mesmo e melhorar os resultados da empresa. Boa leitura!

1. Divulgue o canal para os clientes

A primeira dica de como atender bem o cliente no WhatsApp é fazer uma extensiva comunicação que essa possibilidade existe. O atendimento pelo aplicativo pode agregar bastante para a sua empresa, desde que os clientes saibam que o canal existe.

Então, destaque no seu site e perfil das redes sociais essa possibilidade de atendimento. Mas lembre-se de estar preparado para atender a demanda, o que pode ser feito com as dicas que falaremos na sequência.

2. Defina o horário de atendimento

O segundo passo para ter um bom atendimento via WhatsApp é definir um horário claro de atendimento e disponibilizar aos clientes. Assim, quem entrar em contato com você pelo aplicativo vai saber se a sua empresa está, ou não, atendendo.

Por sinal, todos os recursos que ajudam nessa experiência de atendimento precisam ser feitos. O horário de atendimento é o primeiro ponto que sua conta Business precisa ter, mas não é o único — e falaremos disso na sequência.

3. Complete o perfil da empresa

Não tem nada mais frustrante do que entrar em contato com uma pizzaria, por exemplo, pelo WhatsApp e ter que ficar pedindo o cardápio. Para piorar, se o atendimento não for ágil, você poderá esperar bastante tempo até ver o que está disponível para compra.

E esse tipo de situação, muito comum para empresas que não sabem como atender bem o cliente no WhatsApp, pode ser facilmente evitada. O app de comunicação para empresas pode ser configurado com imagens e outras informações úteis aos consumidores e que vão economizar muito tempo — dos atendentes e usuários.

Portanto, procure completar todos os dados disponíveis, como: telefone, informações sobre o produto, endereço, horário de atendimento — falamos acima — e o site da empresa, entre outros detalhes. Aproveite essa possibilidade para melhorar a usabilidade da sua conta com o público.

4. Seja ágil nas respostas

Agora que o perfil comercial da conta de WhatsApp da sua empresa está completo, é hora de focar na qualidade de atendimento. E o ponto principal desse tema é a agilidade, que vai fazer muita diferença nos seus resultados comerciais — sob o risco de frustrar muito os consumidores.

Por ser um aplicativo de comunicação, é compreensível que o cliente preze por um atendimento ágil. Assim, é preciso que os atendentes não demorem para responder cada solicitação que aparecer.

Para isso, é preciso investir em mão de obra qualificada, mas também em ferramentas que facilitem o atingimento dessa agilidade. Alguns sistemas CRM, por exemplo, ajudam a centralizar o atendimento pelo WhatsApp Business com interfaces próprias para uso — e esse recurso é essencial para dar velocidade ao trabalho.

5. Aposte em ferramentas que facilitem o acesso ao histórico

Mais um passo importante no processo de como atender bem o cliente no WhatsApp está na aposta da tecnologia como aliada. E aqui, temos uma característica essencial para o bom atendimento: a consulta do histórico de interações anteriores.

A partir desse recurso, é possível descobrir se, por exemplo, o cliente é um comprador recorrente da sua empresa. Em caso positivo, ele poderá receber um atendimento ainda mais dedicado dos seus atendentes.

Além disso, ao ter o histórico de conversa sempre por perto, é possível resolver as solicitações com mais eficiência e sem gastar tempo tentando descobrir, novamente, o que aconteceu. Portanto, o histórico de conversa — disponibilizado em algumas ferramentas — é um importante aliado do atendente de WhatsApp.

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6. Simplifique o tom da conversa

Outra grande dica ao utilizar o WhatsApp para atender clientes, além da agilidade, é a simplificação no tom da conversa. Nesse canal, seus atendentes poderão deixar a formalidade de lado em prol de uma comunicação mais fluida e natural.

Então, dependendo do caso, deixe que abreviações das palavras sejam usadas. Também é importante usar o recurso áudio para, em alguns casos, resolver questões com uma mensagem de voz pontual. Muitos clientes gostam do recurso e ficam aliviados com esse tratamento diferenciado.

Até as figurinhas e emojis podem entrar na jogada, se for o caso. É possível deixar a comunicação mais leve com esse recurso visual bastante usado pelos usuários de WhatsApp. Mas lembre-se: isso deve ser feito de forma pontual conforme o perfil do consumidor, ok?

7. Analise as métricas de atendimento

Por último, em nosso guia de como atender bem o cliente no WhatsApp, sugerimos a análise de métricas de atendimento para colher insights úteis e poderosos para a área de atendimento da sua empresa.

A taxa de recebimento e abertura das mensagens, por exemplo, é uma métrica valiosa do aplicativo. Outro recurso que você pode criar é uma URL única, usando um encurtador de link como o bit.ly, por exemplo, para medir quantos cliques levam um consumidor para uma área importante do seu site.

Assim, com esses e outros KPIs de atendimento ao cliente, seus atendentes poderão contribuir efetivamente para os resultados da organização. Além disso, ajudarão a fortalecer a percepção de que a companhia realmente tem uma cultura centralizada no cliente.

Leia também: Melhores dicas para atender bem o cliente: 5 sugestões práticas

Aprendeu como atender bem o cliente no WhatsApp?

O processo de utilizar o WhatsApp para atender clientes pode ser bem complexo para empresas e equipes despreparadas. Mas, com interesse e seguindo o guia que trouxemos aqui, seus colaboradores poderão revolucionar o atendimento da sua companhia.

E para ajudar nesse processo, nada melhor do que apostar em sistemas de atendimento planejados e desenvolvidos para evoluir a área. O Multi CRM é um desses sistemas que disponibilizam uma série de recursos úteis para o dia a dia.

Então não espere mais! Entre em contato com a Multidados TI e descubra como podemos ajudá-lo. Estamos aguardando o seu contato. Até a próxima!