Se cobrar clientes inadimplentes é um problema para você, veja como montar uma régua de cobrança e tornar o processo mais simples e assertivo.

Entender como montar uma régua de cobrança é uma excelente maneira de equilibrar as contas dentro da sua empresa. Isso porque, segundo dados do Serasa Experian, 63,4 milhões de brasileiros estão inadimplentes no país: 40% da população está endividada ou negativada hoje. Esse número demonstra a importância de uma boa gestão financeira.

Você já ouviu falar sobre o termo? A régua de cobrança é uma maneira prática de entrar em contato com o cliente e resolver a situação de inadimplência dele com o seu negócio. 

Se você deseja alavancar seu empreendimento, confira os benefícios do modelo e um passo a passo completo de como montar uma régua de cobrança assertiva.

O que é régua de cobrança?

A régua de cobrança é uma ferramenta que auxilia a gestão dos pagamentos feitos por seus clientes. Ela é usada para contatar clientes inadimplentes, aqueles que podem se tornar devedores, além de notificar todos sobre o pagamento de faturas – de modo a otimizar o trabalho da equipe da sua empresa.

Todo negócio deve ter uma régua de cobrança, afinal, algum cliente pode se tornar inadimplente de uma hora para outra, por uma série de motivos. 

Com esse mecanismo de defesa, fica fácil ter controle no fluxo de caixa da sua empresa! Ao visualizar a receita completa com mais clareza, é possível adiantar estratégias para abordar clientes com dívidas e evitar problemas mais sérios.

Por que ter uma régua de cobrança: benefícios para o seu negócio

O bom faturamento de uma empresa depende do fluxo de caixa. A entrada de dinheiro estimada aliada a um bom controle financeiro favorece o gerenciamento dos recursos para todas as áreas do negócio.

Quando não há dinheiro o suficiente, o pagamento de despesas fica comprometido e a saúde financeira do empreendimento entra em crise. Logo, será necessário gastar energia no que podia ser prevenido.

Por isso é importante saber como montar uma régua de cobrança! Ela garante o controle sobre as vendas desde o primeiro contato com o cliente e evita problemas, como suspensão do serviço – o que diminui a receita prevista para os próximos meses -, e até mesmo cobranças judiciais, nos casos mais graves.

Ao aprender como montar uma régua de cobrança, o contato com seus clientes será atencioso, o que garante sua fidelidade.

Como montar uma régua de cobrança: 4 passos simples

1. Mapeie as formas de pagamento

Para cada modo de pagamento escolhido pelo cliente existe um procedimento específico a ser seguido, de modo a tornar o processo mais prático e efetivo. Os meios mais comuns são boleto bancário, depósito, transferência, pix ou cartão de crédito.

Boleto bancário

O pagamento do boleto bancário costuma cair entre os dias 5 e 15 do mês, quando o cliente tem condições de pagar. No entanto, o ideal é acordar com ele a melhor data para o vencimento da fatura.

Com cerca de 10 dias de antecedência ao vencimento, relembre o cliente sobre a fatura. Aproveite para ressaltar que ele não precisará pagar multas ou juros se o pagamento estiver em dia.

Então, um ou dois dias antes da data de vencimento, relembre que a fatura vai vencer. 

Mas, se mesmo assim o consumidor não realizar o pagamento, envie mensagens sobre a cobrança em 5, 10, 20 e 30 dias após o vencimento. Após um mês, envie um alerta de suspensão dos serviços. Caso não haja retorno no prazo final, a única maneira de resolver o problema é através do judicial.

Depósito, transferência ou pix

A régua de cobrança do boleto vale para depósito, transferência ou pix:

Nesse caso, o cliente pode inserir o valor original, sem acrescentar tarifas de juros e multas pelo atraso. Portanto, deixe claro que essa cobrança será feita na fatura do mês seguinte ao atraso.

Cartão de crédito

Assim que o cliente aderir o seu serviço, envie mensagens para certificar que a mensalidade foi adicionada ao cartão. Avise sempre que houver falhas na cobrança!

No caso dos cartões, o cliente pode estourar o limite ou esquecer que o cartão usado está vencido. De todo modo, notifique o consumidor sobre as pendências e estabeleça uma nova forma de pagamento, até haver a regularização da situação.

Como as cobranças por cartão são previstas por operadoras e bancos, é importante consultar o que fazer em cada caso.

Um exemplo de régua de cobrança é a feita pela Netflix. Prestativo e atencioso, o canal de streaming sempre notifica clientes via e-mail e através de mensagens na tela inicial do próprio aplicativo sobre atrasos no pagamento e a possível suspensão de serviço.

Além disso, a rede possui uma central de ajuda com as principais perguntas e respostas sobre cobranças e pagamentos, para auxiliar os contratantes em caso de dúvidas.

2. Escolha o canal de cobrança

Para escolher o melhor canal de cobrança, é importante ter em mente o perfil do seu cliente. Dessa forma, é fácil escolher se a notificação será feita através de SMS, redes sociais, e-mail e até mesmo telefone.

Mensagens via SMS são mais práticas. Nesse caso, é importante ser curto e objetivo. Coloque o código de barras do boleto, ou link de acesso.

Já o e-mail é mais formal, transmite seriedade e há possibilidade de ser personalizado. Como não tem limite de caracteres, a comunicação é mais completa e deve conter o dia de vencimento do pagamento, valor inicial da compra, valor atualizado com juros, link ou anexo da nova fatura.

Você pode associar o SMS ao e-mail, para que o devedor encontre as pendências com facilidade.

3. Considere o tipo de comunicação

A comunicação deve ser direta, clara e não invasiva. Para isso, considere o perfil do cliente ideal mais uma vez. Verifique o poder de compra, histórico financeiro, dívidas e período de atraso de pagamento para identificar a melhor estratégia de comunicação.

Além disso, é muito importante manter uma boa relação no pós-venda, para sanar insatisfações, que podem se tornar motivos para os pagamentos não realizados.

Notificações amigáveis influenciam a quitação imediata, por isso, preze pela educação e firmeza na hora de negociar.

A comunicação incorreta pode trazer prejuízos a empresa. Por isso, seja neutro, não exponha o devedor, evite constrangimentos e tenha atenção durante a negociação. Se quiser, crie um script de atendimento.

4. Invista na automação do processo

Como montar uma régua de cobrança exige atenção, aposte na automação da ferramenta! Com o processo bem definido e automatizado, você verá as taxas de inadimplências caírem.

Por si só, ela minimiza erros nas cobranças. Um sistema automático torna o processo rápido e prático. Logo, toda a equipe financeira do seu negócio terá tempo para focar em atividades mais importantes, já que não precisará entrar em contato com cada consumidor.

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